1. «!»
Ausrufezeichen wirken wie Anschreien. Gehen Sie damit äußerst sparsam um. Prinzipiell gilt es nie aus der Emotion heraus zu antworten. Warten Sie bei Sie aufwühlenden Nachrichten mindestens 20 Minuten bis zur Antwort. So lange dauert es – nach dem Therapeuten John Gottman – bis die erste Welle der Emotion durchgespült. Die berühmte Nacht drüber zu schlafen, wäre noch besser. Ansonsten zerschlagen Sie im Affekt möglicherweise Beziehungsporzellan, dass sich nicht mehr kitten lässt.
2. Die Adressat:innen sind falsch geschrieben
Achten Sie immer auf die korrekte Anrede. Den Namen falsch schreiben ist unachtsam und vermeidbar. Natürlich achten Sie auch auf die korrekten Pronomen und die Titel. Viele Doktor:innen und Professior:innen legen Wert auf Ihre Titel.
3. Fehlende Signatur und Gruß
Dieser Punkt ist vielleicht etwas aus der Zeit gefallen, aber nehmen Sie es uns nicht übel. Aus unserer Sicht sollte jede eMail eine Signatur haben. Nichts ist mühsamer als eine Telefonnummer suchen zu müssen, weil Ihre eMail signaturlos ist. Weniger notwendig, aber umso höflicher finden wir es, jede eMail mit Anrede und Gruße am Ende zu versehen. So viel Zeit und Wertschätzung muss sein.
4. Abkürzungen
Wir sehen es wie karriere.at «LG, MFG, LOL: Die gängigen Online-Abkürzungen sind in E-Mails unter Freunden oder Kollegen, die sich gut kennen, natürlich kein Problem. Vorsicht aber vor dem Gebrauch in geschäftlicher Korrespondenz. „LG“ ist als Grußformel nett gemeint, kann beim Empfänger jedoch für Unmut sorgen: Nimmt sich der Absender etwa nicht die Zeit, um „Liebe Grüße“ auch zu tippen? Gleiches gilt auch für die Anrede: „Sg. Hr. Mayer“ – hat es da jemand eilig?» (karriere.at, 2017)
5. CC, BCC
«CC – also die „Carbon Copy“ – ist dazu gedacht, neben dem Hauptadressat einer E-Mail weitere Empfänger über den Inhalt in Kenntnis zu setzen.» (karriere.at, 2017) Meist ist das jedoch keine vereinbarte Regel. Und CC wird auch oft als eine «ich hab’s dir CC geschickt, jetzt weißt du Bescheid»-Ausrede verwendet. Sie können aber nicht davon ausgehen, dass Ihr eMail gelesen wurde. Warum nicht gleich direkt schicken, sollte sie wichtig sein? Die BCC-Funktion («Blind Carbon Copy») eignet sich perfekt um große Verteiler anonym zu halte und damit die eMail-Adressen zu schützen. Sie sollten jedoch nicht jemanden mitlesen lassen. Diese Taktik kann Ihnen auch auf die Füße fallen, wenn Ihr BCC-Kontakt mit «allen antworten» zurückschreibt.